Les réunions coûtent 1 million d’euros aux entreprises* alors qu’elles atteignent la finalité visée seulement une fois sur deux !

L’objectif de cet article n’est pas de vous conseiller de supprimer vos réunions, mais plutôt de vous donner des clés afin de les perfectionner.

* 1 million d’euros est le coût annuel estimé en 2013 pour 2h de réunion par semaine, dans une entreprise de 200 personnes.

Qu’est-ce qu’une réunion ?

La réunion est définie comme « un groupe de personnes en interaction dynamique, organisé en fonction d’un but commun et positionné dans un environnement organisationnel » (Poulet, 1999). Finalement, l’action de se réunir vise à créer du lien et faire évoluer l’ensemble des membres.

De ce fait, c’est un outil (presque) indispensable afin d’assurer le bon fonctionnement d’une entreprise.

Presque indispensable ! En effet, certaines entreprises ont fait le choix de supprimer leurs réunions afin de gagner du temps et de l’efficacité.

Par exemple, c’est le cas de l’entreprise « Alan » qui ne fait plus aucune réunion et qui a plutôt optée pour un passage à l’écrit. Pour ce faire, les équipes ont créé des fils de discussion sur Github – un par sujet – et en invitant uniquement les personnes concernées. 

Quels ont été les bénéfices de cette organisation ?

• Un gain de temps avec moins de sollicitations,
• De meilleures décisions avec un passage à l’écrit qui facilite les faits,
• Une transparence totale car tout le monde a accès aux informations.

Comme quoi, on peut aussi se passer de réunion !

Cependant, selon la taille de votre structure ou votre culture organisationnelle, la réunion reste souvent un outil privilégié.

Alors, comment gagner en efficacité sur cette pratique ?

Commencez par penser la structure de vos réunions

Tout d’abord, vous pouvez penser vos réunions en 3 temps que sont la préparation, l’animation et le suivi des actions. Néanmoins, dans cet article, nous allons faire un focus sur la préparation des réunions !

Pour cette raison, nous reviendrons sur les étapes suivantes dans nos prochains articles sur le sujet.

Les étapes pour préparer sa réunion

Afin de préparer efficacement sa réunion, il semble opportun de s’attarder sur différents points :

1. La définition des objectifs
2. Le choix du type de réunion
3. La sélection des participants
4. La rédaction de l’ordre du jour
5. La détermination du créneau

1/ Définir ses objectifs

Avant tout, pour commencer à définir vos objectifs, posez-vous les questions suivantes :

• Est-ce que cette réunion est vraiment nécessaire ?
• N’existe-t-il pas un meilleur outil ?
• Est-ce que je dispose de suffisamment d’informations pour faire cette réunion ?
• Est-ce le bon moment pour l’équipe ou l’activité ?

Dans un premier temps, cette réflexion préalable vous permettra de juger du caractère opportun de votre réunion. De plus, cela permettra de ne pas démultiplier vos réunions afin de gagner en efficacité.

Ensuite, demandez-vous :

• Quelle est la finalité de ma réunion ?
• Quels livrables doivent émerger de cette dernière ? Une décision, un plan d’action ou autre chose ?

D’une part, ces questions vous permettront de définir et de formaliser vos objectifs, ainsi que le but de votre réunion. D’autre part, cela vous sera très utile pour la suite de votre préparation.

Chez Kanyon Consulting, nous organisons une réunion d’équipe tous les mercredis matin. Elle nous permet de faire le point sur l’activité et l’avancement des projets.

Effectivement, en présentiel comme en distanciel, la réunion nous a paru comme l’outil le plus adapté car il facilite les échanges collectifs. De fait, la finalité de cette réunion est de donner à chacun une vision globale des activités de l’entreprise et de partager sur l’avancée des projets en cours. Ainsi, bien préparée et correctement animée, elle permet l’efficacité organisationnelle.

Résultat : moins de mails à rallonge, des projets mieux coordonnés, une information qui circule et une équipe engagée qui avance dans le même sens !

2/ Choisir le type de réunion

Maintenant que vous avez défini le ou les objectifs de votre réunion, vous pouvez choisir quel type de réunion vous souhaitez organiser.

Pourquoi est-ce important d’identifier le type de réunion ? Parce que cela va déterminer les modalités d’animation.

Chez Kanyon Consulting, nous classons les réunions en 3 grands types, selon que leur finalité soit :

• D’informer,
• De passer à l’action,
• Ou d’innover, de réfléchir ensemble.

A vous de choisir le type de réunion qui correspond le mieux à votre besoin.

Les réunions pour informer 

D’abord, ces réunions permettent de partager de l’information ou d’échanger sur un sujet. De surcroît, elles peuvent être descendantes (information partagée par le manager) ou ascendantes (l’information provient de l’équipe).

Les réunions pour passer à l’action

Ce sont des réunions de prise de décision sur un projet ou pour acter une répartition des tâches entre les participants.

Les réunions pour innover

Ce type de réunions vise à créer et faire émerger des nouvelles idées.

Identifier la physionomie de la réunion est un préalable indispensable pour la rendre efficace. En effet, à chaque type de réunion convient une méthode et une approche d’animation différente.

Pour illustration, nous avons récemment aidé un client du secteur de l’ingénierie du bâtiment à gagner en efficacité dans la préparation et l’animation de ses réunions Qualité en précisant d’une part les objectifs et en proposant d’autre part des outils d’animation et de rythme adaptés à ces objectifs.

3/ La sélection des participants

En premier lieu, l’objectif de cette étape est de définir le nombre de personnes à inviter et de choisir les participants. En effet, cela vise à faire avancer au mieux la réunion et ne pas faire perdre du temps à des personnes qui ne seraient pas vraiment concernées.

Combien de personne faut-il convier ?

Le type de réunion choisi vous aidera à déterminer le nombre de participants à inviter. Par exemple, pour :

• Les réunions descendantes : jusqu’à 30 à 500 personnes (public, briefing)
• Les réunions ascendantes : 5 à 10 participants (enquête de motivation, interview de groupe)
• Les réunions avec des échanges : 5 à 10 participants (décision, créativité)

C’est pourquoi, si vous souhaitez initier une dynamique de groupe ainsi que des échanges, nous vous conseillons de constituer des groupes restreints, de 5 à 10 participants dans l’idéal.

En effet, les travaux des sciences sociales nous montrent qu’une dynamique propre se créée dans des petits groupes. De ce fait, cela permet de :

• Renforcer l’engagement des participants,
• Réduire les craintes de prendre position ou d’apporter ses idées,
• Faciliter l’animation de la réunion.

Comment déterminer les participants ?

La réponse est simple : vous devez sélectionner les personnes ressources qui vont vous permettre d’avancer sur le sujet.

D’une part, reprenez les questions : Quelle est la finalité ? Quels livrables doivent émerger de la réunion ?

D’autre part, demandez-vous : Qui pourrait aider à atteindre cette finalité ?

4/ Déterminer le créneau

Les travaux de la chronobiologie étudient les rythmes journaliers et hebdomadaires. Ainsi, s’inspirer de ces études peut vous aider à planifier au mieux votre réunion. 

Comment sélectionner le créneau idéal ?

• Plutôt les mardis et jeudis : pour éviter les distractions liées au week-end et les journées de congé hebdomadaire.
• En milieu de matinée vers 9h30 : en effet, cela permet à chacun d’arriver, de préparer la réunion ou de traiter des impératifs avant la réunion. De plus, c’est aussi le moment où les participants seront le plus attentifs.
• En milieu d’après-midi vers 15h : ainsi, cela permet d’avoir un bon niveau d’énergie, en évitant la somnolence liée à la digestion ou la fatigue de fin de journée.

En réalité, le moment idoine est celui déterminé par la nature de votre activité. En effet, pas question d’arrêter une chaine de production quand la cadence est au plus haut ! Positionnez votre réunion lors de la relève des équipes en 3×8, ou lorsque les cycles de production le permettent.

Par exemple, partant du constat d’un besoin d’échanges entre membres d’une équipe d’agents d’accueil, un de nos clients du secteur des services a décidé de positionner une réunion quotidienne de débriefing en fin de journée, après l’activité, afin de ne pas empiéter sur les horaires d’accueil du public. D’une durée maximale de 10 à 15 minutes et gérée par les équipes et encadrée par le manager, cette réunion a permis une sensible amélioration de la performance de l’accueil (suivi des indicateurs), de l’intégration des nouveaux collaborateurs et de la qualité de vie au travail du fait d’un échange à chaud sur les situations difficiles rencontrées dans la journée.

5/ Rédiger et communiquer l’ordre du jour

L’ordre du jour est le plan de votre réunion, puisqu’il permet à la fois d’informer les participants en amont et de valider l’atteinte des objectifs en aval.

Les informations essentielles

• Le titre de la réunion
• Le contexte 
  • Les objectifs
  • La finalité
  • Les sujets à traiter
• L’organisation
  • Les participants
  • Le créneau, le format (présentiel ou distanciel) et le lieu (physique ou digital)

Le format

L’ordre du jour peut être formalisé sur un document ou simplement dans le corps d’un mail ou d’une invitation.

Chez Kanyon Consulting, pour notre point hebdomadaire du mercredi, nous intégrons notre ordre du jour dans le corps de l’invitation. De plus, nous l’utilisons également pour cadrer l’animation, en utilisant comme tableau de bord directement sous un outil collaboratif (ici : Klaxoon) un principe d’animation qui reprend l’ordre du jour. Ici, utiliser cet outil digital nous permet de réaliser ce point en présentiel, comme en distanciel.

Vous avez tout pour préparer vos réunions !

Il semblerait que vous avez maintenant les bases pour préparer vos réunions efficacement. Quoi qu’il en soit, dans nos prochains articles, nous vous proposerons des méthodes d’animation, de suivi ou d’autres « bonnes pratiques » pour optimiser la gestion de vos réunions. Alors, prêts à performer ?

A bientôt !

 Chloé Gandon

Ne loupez plus aucune actualité de Kanyon Consulting, suivez-nous sur LinkedIn ! 

Inscrivez-vous à notre Newsletter !